„Sagen Sie mal, wie sieht die Digitalisierung eigentlich bei Ihnen aus?“ Wollen Sie das wirklich wissen? Dann werfen Sie doch mal einen Blick hinter die Kulissen. Wir lüften den Vorhang!

cnsult versteht sich als konservative Unternehmensberatung mit modernen Methoden und einem mobilen und (dadurch bedingt) digitalen Arbeitsumfeld. Nicht umsonst findet man die Webseite der cnsult unter www.cnsult.io – i/o wie Input/Output. Klassisch aus der digitalen Welt, aber auch Input unserer Kunden, Output unserer Berater. i/o, der digitale, agile und mobile Ansatz ist bei uns Programm. In diesem Artikel finden Sie ein paar Beispiele, wie wir moderne Arbeitswelten – NewWork und Digital Workplace – bei uns umsetzen.

Digital Workplace bei cnsult erfasst nicht nur eine einzelne Plattform, die über Konnektoren die Daten aus unterschiedlichen Systemen aggregiert. Digital Workplace ist bei uns viel mehr Arbeitskultur: Digital gestützte, mobile Arbeitsplätze, die eine neue Form von agiler Arbeit erst ermöglichen: Digital, selbstorganisiert, kollaborativ, vernetzt.

Basis unseres Konzeptes des Digital Workplace ist neben einer anderen Arbeitskultur („WorkLifeFlow“) aber in erster Linie Software, die dieses orts- und zeitunabhängige Arbeiten erst ermöglich. Nur über Cloud-basierte Lösungen ist es möglich, alleine und gemeinsam, mit Kunden, Mandanten und Kollegen an Projekten zu arbeiten. Ein paar der bei uns eingesetzten Tools stellen wir hier vor.

Voice over IP ersetzt die Telefonanlage

Klassische Telefone gibt es bei uns nicht mehr. Im Übrigen genauso wenig wie klassische Schreibtische. Unsere Mitarbeiter sind viel unterwegs, bei Kunden vor Ort, im Zug, in CoworkingSpaces. Und da ist das klassische (ortsgebundene) Telefon auf dem Schreibtisch im Büro vollkommen obsolet. Egal, ob Sie Kollegen auf der Festnetznummer oder Mobil anrufen, es klingelt immer das Handy. Und wenn es mal nicht klingelt oder zu lange, weil der Kollege gerade untelefonierbar ist, dann klingelt es bei seinen Kollegen. Und im Display erscheint nicht nur der Name des Anrufers sondern auch der Hinweis, wen er eigentlich erreichen wollte. Und selbst wenn da mal niemand abnimmt, dann landet der Anruf in der Zentrale oder auf der Mailbox. Die Mailbox wiederum muss nicht aktiv abgerufen werden, sondern verschickt eine Mail mit MP3-Anhang und einer automatisch erstellten Abschrift des Gesprochenen; wir können also lesen oder hören, was wir verpasst haben – in der Mailbox oder im CRM (siehe unten).

Wenn auch kaum nachvollziehbar ist, warum heute noch gefaxt wird, wir sind auch so erreichbar. Allerdings ohne klassisches Faxgerät. Eingehende Faxe erhalten Empfänger umgehend als durchsuchbares PDF (OCR) per Mail. Zum Ausdrucken (wenn es denn unbedingt sein muss), zum Weiterleiten, Archivieren oder Löschen. Ganz, wie es gewünscht ist.

Kundenmanagement / CRM

Basis unseres Lead- und Kundenmanagements ist ein CRM-System. Hier werden alle Daten gespeichert, die Bezug zu unserer Arbeit haben. Als zentrales System gehört es zu den Cloud-Standardapplikationen auf Notebooks, Tablets und Smartphones. ZohoCRM verwaltet dabei nicht nur die Kundenbeziehungsdaten, sondern auch Angebote, Aufgabe und Schriftverkehr. Die klassische Textverarbeitung wurde abgelöst. Kundenkorrespondenz wird ebenfalls über das CRM abgewickelt. Sei es mit Standardbriefen, individuellen Schreiben oder E-Mails.

Auf der einen Seite vereinfacht die Nutzung der Customer Relationship Management-Software durch definierte Prozesse die Kommunikation mit der Aussenwelt. Viel wichtiger ist aber die Transparenz. Für alle beteiligten Personen ist der Stand einer Kundenbeziehung jederzeit (und von jedem Ort aus) einsehbar. Wissen, in vielen Unternehmen oft als Machtinstrument missbraucht, steht hier offen jedem zur Verfügung.

Spannend wird CRM durch die vielfältigen Verknüpfungsmöglichkeiten. Über Konnektoren erhält die Software Zugang auf verschiedene andere Dienste und Tools, wie zum Beispiel Slack, die Telefonanlage in der Cloud, Sales Signals oder Bewegungsdaten unserer Internetseite.

Big Data – Smart Data

Haben Sie schon mal einen Newsletter von uns bekommen? Oder unser Magazin (sie lesen es gerade) als PDF? Haben wir Sie mittels E-Mail zum customer satisfaction questionnaire (vor-digital auch Zufriedenheitsumfrage genannt) eingeladen? Oder Ihnen – ganz analog – zum Geburtstag gratuliert?

Zu unserer Digitalisierung-Strategie gehört auch, Kunden dort abzuholen (oder zu empfangen), wo sie es sich wünschen. Wir zwingen also nicht in ein bestimmtes Medium hinein, sondern bespielen alle sinnvollen Kanäle (nicht alle, nur alle sinnvollen!). Durch geschickte Verknüpfung der Kanäle erzielen wir mit minimalem Aufwand viel Reichweite. Ein Beispiel: Der Tweet, der auf diesen Artikel hinweist, wurde natürlich nicht manuell ausgelöst. Genauso wenig wie die Meldung auf Facebook oder die Übernahme in unseren monatlichen Newsletter.

All diese Möglichkeiten beruhen auf den Daten, die wir im Rahmen unseres Customer Relationsship Managements erheben (zum Teil auch gesetzlich erheben müssen) und einsetzen. Nicht, dass andere Unternehmen das nicht auch könnten, Daten zu erheben, aber wie so häufig bei CRM und Daten ist es nicht die Frage, welche Daten erhoben werden, sondern wie sie verknüpft und genutzt werden.

Kleiner Tipp: Wenn Sie bei uns zu Besuch sind und lieber Tee trinken, dann werden wir Ihnen bei Ihrem zweiten Besuch keinen Kaffee anbieten …

Digitale Buchhaltung

Lexware Buchhalter, Datev, Auftragsverwaltung. Alles erhältlich, alles mit überbordendem Funktionsumfang, vollkommen überkandidelt. Weil adäquate Softwarelösungen am Markt nicht vorhanden sind oder viel, viel, viel zu teuer, haben wir zusammen mit AIXhibit unsere eigene Lösung geschaffen. Dieses Cloud-Tool deckt dabei alles ab, was wir für unsere tägliche Buchhaltung brauchen. Die Software ist skalierbar, mobil nutzbar und macht exakt das, was wir von ihr wollen. Auch das ist Digitalisierung: Prozesse und Workflows so zu optimieren, dass sie sich nach dem Nutzer richten, nicht umgekehrt.

Im Zuge der digitalen Buchhaltung haben wir auf ein papierloses Büro umgestellt. Bei der Nutzung über verteilte Standorte und mobile Arbeitsplätze hinweg ist das schon ein Muss. Belege werden Dank Apps (Scannable, Scannable Pro) per iPhone mobil oder iPad stationär eingescannt, verschlagwortet und archiviert. Die Buchhaltung hat hierauf direkten Zugriff. Allein das Finanzamt möchte das Original aufbewahrt wissen, also muss jemand knicken, lochen abheften. Aber im Arbeitsalltag spielt das Papier keine Rolle mehr.

Stundenzettel, Projektmanagement, Kollaboration

Alle Prozesse sind darauf ausgelegt, dass alle Beteiligten am jedem beliebigen (ihrem beliebigen) Ort arbeiten können. Stundenzettel können während der Bahnfahrt geführt, Angebote (via CRM) ebendort geschrieben werden. Wer sich über den aktuellen Stand eines Teilprojektes informieren möchte, kann das nach Gusto auch via Smartphone am Ort seiner Wahl tun (trello), Dateien und Kurzmitteilungen, soweit Projekt-bezogen zischen via Slack durch den Äther. Dabei steht der Austausch von Informationen und Dateien auch unseren Kunden offen. Durch geteilte Channels und Gastzugänge kann die Kommunikation vom Medium E-Mail auf den Messenger verlagert und damit deutlich effektiver gestaltet werden.

Alles ist darauf ausgelegt, die Kommunikation untereinander in erheblichem Maße zu vereinfachen und zu beschleunigen. Mit dem Fokus auf die agilen Anforderungen unserer Mitarbeiter und unserer Kunden. Und wenn der Kunde in diese Prozesse direkt  eingebunden werden kann: umso besser.

NoMail – Zero Inbox

All diese Tools helfen uns nicht nur, effektiver und besser zu arbeiten. Sie helfen uns auch, die tägliche Informationsflut zu bewältigen. Wie viele E-Mails schlummern gerade in Ihrer Mailbox? In meiner aktuell: zwei. Und am Ende des Arbeitstages wird dort keine unbearbeitete Mail liegen. Zum einen haben wir die innerbetriebliche Kommunikation komplett vom Medium E-Mail weg verlagert. Kollaborationstools wie Slack sind schneller und unverfänglicher. Gilt eine Mail ohne An- und Abrede heute (zu Recht) auch innerbetrieblich als schlechter Kommunikationsstil, verzichtet man im Workchat genau hierauf. Allgemein akzeptiert lässt sich die Kommunikation zu Projekten und Themen dadurch deutlich vereinfachen.

Wenn es denn mal nicht ohne offiziellen Charakter geht, ist Videotelefonie bei uns das Mittel der Wahl. Die Unterhaltung via Skype oder Slack Call verbietet das zwischen den Zeilen lesen (aus E-Mails bekannt), weil die Reaktion des Gegenüber direkt ersichtlich ist. Neben dem 1:1-Gespräch bietet es sich zudem an, in Gruppen-Calls alle Mitarbeiter eines Projektteams oder der ganzen Firma ins Boot zu holen.

Und was für unsere Kollegen und Mitarbeiter gilt, gilt gleichermaßen auch für unsere Kunden. Das Meeting face-to-face ziehen wir allen anderen Kommunikationsmethoden vor. Und wenn ein Treffen vis-a-vis mal nicht möglich ist, dann ist der Skype-Call erste (zweite) Wahl. Dank schneller Breitbandverbindungen (auch via 3G oder LTE), guter Hardware (siehe unten) und der Unabhängigkeit von Orten, kann ein „ich-kann-Dich-sehen“-Meeting schnell realisiert werden.

Neue Hardware

Ja, ein leidiges Thema. Aber seien wir ehrlich: Wer einmal mit einem Mac gearbeitet hat, wird ihn nicht mehr missen wollen. In der Kombination mit iPhone und iPad zeigt sich sehr schnell, wie sich gute Hardware und verlässliche Software auf die Produktivität auswirkt.

Die Zuverlässigkeit spielt dabei sicherlich eine große Rolle. Viel wichtiger für uns ist aber das perfekte Zusammenspiel der einzelnen Komponenten. Das fängt bei der Terminabsprache und der Synchronisierung der Geräte untereinander an, geht über Sicherheitsaspekte, über verlässliche Technik für Videotelefonie bis hin zu kleinen Features wie Handoff, Carlink oder die Mitteilungszentrale. Apple-Produkte haben sich zwar noch nicht bei allen Mitarbeitern durchgesetzt, aber wir sind auf gutem Weg dorthin.

Der Kostenfaktor für Apple-Geräte spielt natürlich eine Rolle, wenn auch eine untergeordnete. Natürlich sind Apple-Notebooks und Tablets deutlich teurer, als Geräte von Lenovo oder Samsung. Durch erheblich reduzierte Wartungskosten und die gesteigerte Produktivität spielen sich diese Investitionskosten schnell wieder selbst ein.

Alles Cloud?!

Alles Cloud! Nun gut, nicht alles. Aber ziemlich viel. Wir nutzen intern Produkte wie Dropbox, GoogleDrive, Evernote. Zur Sicherung unter anderem Boxcryptor. Möglichst viele Prozesse werden bei uns in der Cloud abgebildet, soweit es für den jeweiligen Prozess sinnvoll ist. Je nach Anforderung können wir Kunden in die Produkte und Workflows einbeziehen; oder eben nicht.

Auch hier gilt: Der Zugriff auf Daten erfolgt für den jeweiligen Berater vom dem Ort aus, an dem er darauf zugreifen möchte. Nicht umgekehrt. Letztlich benötigen wir immer nur einen Internetzugang, um jederzeit auf alle notwendigen Daten zurückgreifen zu können. Das spart Zeit und damit natürlich auch Kosten.

Always on

Always on ist nicht nur Devise, sondern expliziter Wunsch vieler Kollegen. Das Internet ersetzt bei uns das stationäre Büro. „Always on“ ist bei uns keine selbstauferlegte Geißelung, sondern pragmatischer Ansatz und Teil unserer Arbeitskultur und des Projekts Digital Workplace. Natürlich erfordert das eine Menge Disziplin, die Geräte auch mal auszuschalten. Aber denken Sie mal drüber nach: Wir lesen frühmorgendlich Mails und Nachrichten, weil wir wollen, nicht weil wir müssen. Und dadurch wissen wir schon über alle wesentlichen Fakten bescheid, bevor wir das Büro betreten haben. Informationsvorsprung.

Und ob ein Gerät ausgeschaltet wird, für welchen Zeitraum und zu welchem Zeitpunkt, das ist allen Kollegen selbstverständlich selbst überlassen. Damit stellen wir sicher, dass jeder seinen Arbeitsalltag so organisieren kann, wie er es selbst für sich in Anspruch nehmen möchte. Das gilt für Nacht- und Wochenendarbeiter genauso, wie für Strandarbeiter oder Teilzeitler.

Wiki

Apropos Information. Fehlende Information ist ein enormer Kostenfaktor in Unternehmen. Was böte sich da besser an, als nahezu sämtliche relevante Information innerhalb des Unternehmens allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Von der Gebrauchsanweisung für die Alarmanlage bis hin zu Verfahrensanweisungen im Rahmen der Qualitätssicherung.

Möglich macht das unser internes Wiki. Ähnlich Wikipedia weiß das cnsult-Wiki alles. Es wird ständig ergänzt und auf den neuesten Stand gebracht. Digitalisierung von Informationen. Warum das so wichtig ist? Überlegen Sie mal, wie lange es in traditionelleren Unternehmen dauert, bis neue Mitarbeiter alle für sie wichtigen Informationen erhalten haben. Oder wie lange nach Anleitungen, Verfahrensanweisungen und internen Konzepten gesucht werden muss. Information als Kostenfaktor …

Nur ein paar Beispiele

Das waren letztlich nur ein paar Beispiele. Ohne in die Tiefe gehen zu wollen: Digitalisierung verändert nicht nur Unternehmen. Digital Workplace ist ein elementarer Bestandteil von #futureofwork. Wir haben damit bereits angefangen.